Ni que decir tiene que las cuentas son el tipo de cosas que uno quiere llevar bien. Ya se trate de los gastos de la empresa, de los beneficios o simplemente de un seguimiento de cada factura. Con tantas estancias, especialmente en el caso de los hoteles más grandes, las cuentas pueden escapársele de las manos. El software de contabilidad para hoteles es un salvavidas para los propietarios de negocios muy ocupados.
Es innegable que hay mucho que controlar cuando se gestiona un negocio de hostelería. Pero si pensamos en un establecimiento que puede tener 200 huéspedes nuevos cada noche, nos damos cuenta de por qué es necesaria la automatización. No hay forma de registrar eso con precisión y seguir gestionando un hotel con éxito. Incluso el mejor contable debe estar siempre pendiente, y no todos los hoteles pueden permitírselo.
En esta guía, le enseñaremos todo lo que hay que saber para elegir un software que le ayude en la contabilidad de su hotel. Estableceremos si es una inversión inteligente para usted, las complejidades de la contabilidad hotelera, algunas definiciones sólidas y un presupuesto.
¿Preparado? Empecemos; en menos de 10 minutos tendrás preparados tus próximos pasos.
Las complejidades de la contabilidad hotelera
Ya hemos hablado de lo que hace que las cuentas de un hotel sean tan complicadas de gestionar. En cuanto se tiene un hotel de un tamaño considerable, el seguimiento de las cuentas se convierte en todo un reto. Piénselo: puede tener 250 habitaciones que cambian a una tasa de ocupación del 50% por noche. Eso supone 125 reservas que documentar, y eso todos los días.
Además, hay que tener en cuenta los gastos de la empresa. Esto incluye gastos de personal, electricidad y calefacción. Controlar los gastos puede convertirse rápidamente en una pesadilla si no se dispone de una plantilla fija. Por suerte, la rotación de personal en el sector hotelero no es tan alta como la de los restaurantes, que llega al 75%.
De todas formas, controlar los gastos puede ser difícil en un local tan grande. ¿Hay alguien que pueda dedicar el 100% de su tiempo a controlar los beneficios? Siendo realistas, todos sabemos que se necesita (lo que parece) el 100% del tiempo para obtener beneficios. Dios no quiera que dirijas cadenas hoteleras, no sólo hoteles boutique individuales: simplemente no hay tiempo en el día.
A la hora de gestionar las cuentas, puede ser útil invertir en herramientas de inteligencia empresarial para estar al tanto de todo. Es uno de los procesos financieros más importantes, no sólo para los registros fiscales, sino también para el crecimiento de la empresa. Sin duda, merece la pena la inversión adicional.
¿Qué es el software de contabilidad para hoteles?
El software de contabilidad para hoteles es una tecnología que le ayuda a realizar un seguimiento de sus operaciones financieras. Supervisa y registra los beneficios y los costes operativos. También le proporciona información financiera sobre cómo puede mejorar y obtener más éxito como empresa.
Es importante destacar que también se trata de una opción especializada. Existen muchos programas de contabilidad, pero elegir uno específico para el sector hotelero significa disponer de mejores funciones clave. Es útil que todo esté orientado hacia el sector que elijas.
Es como tener tu propio contable del hotel guardando datos en segundo plano 24 horas al día, 7 días a la semana. No es de extrañar que este sea uno de los elementos básicos de la tecnología hotelera sin los que no puedes ni debes vivir.
5 ventajas del software de contabilidad interna para hoteles
Es innegable que disponer de ese software le facilita la vida. Incluso la mera reducción del trabajo manual de seguimiento de los costes de personal es valiosa. El impacto positivo de un apoyo tan completo es casi inimaginable.
A estas alturas, ya sabemos que el software es la estrategia de marketing hotelero que necesita su negocio. Pero profundicemos un poco más: ¿cuáles son las ventajas de invertir en un software de contabilidad interna para hoteles?
1. Almacenamiento en la nube
Si aún no conoce las ventajas del almacenamiento en la nube, está de suerte. Esta forma de almacenamiento de datos utiliza Internet y servidores remotos en lugar de depender de tecnología física.
Hay muchas razones por las que esto es preferible. En primer lugar, varios servidores remotos son mucho más seguros que uno solo físico. En caso de incendio, robo u otros daños, tus datos permanecen seguros en la nube. Reciben copias de seguridad periódicas y supervisión de seguridad 24 horas al día, 7 días a la semana.
También es más cómodo, sobre todo si ya tienes poco espacio y quieres aprovechar al máximo todas tus habitaciones para los invitados. Los servidores físicos pueden ser voluminosos.
2. Fácil acceso
Por eso, el software de contabilidad facilita el acceso a los datos a las personas adecuadas. Por ejemplo, si diriges una cadena hotelera, los directores de los distintos establecimientos pueden acceder a información importante. Lo único que necesitan son los datos de acceso. ¿A que es fácil?
Es como si todo el mundo compartiera apuntes de estudio en lugar de hacer los suyos propios. Es rápido y mucho más eficaz, sobre todo cuando te juzgan por el rendimiento del equipo.
3. Mejor seguimiento del rendimiento
Con el seguimiento de todas sus operaciones financieras, no hay quien le pare. Piense en la información que obtendrá. Sabrás exactamente dónde estás ganando dinero y dónde hay algún cabo suelto que pueda apretarse. Invierte en un software que te ofrezca un cuadro de mandos analítico y dale un buen uso a todos esos datos.
Invertir en un software de contabilidad es una forma inteligente de hacer un seguimiento del rendimiento de su empresa. De este modo, podrá mejorar constantemente sus estrategias y tomar decisiones con mayor conocimiento de causa.
4. Declaración de impuestos más fácil
Es una gran ventaja. Todos sabemos lo estresante que puede ser el final de un año fiscal. Tienes que redactar todos tus gastos y arrastrarte por 12 meses de documentos. Y como empresa, hay aún más papeleo que completar, incluidas las revisiones trimestrales en algunos países.
Puede parecer que para cuando has organizado un formulario de impuestos, ya hay otro en camino. Invertir en un programa de contabilidad es una forma de aliviar la carga. La presentación será más precisa y los datos estarán ordenados.
5. Ahorro de tiempo y dinero
En general, la mayor ventaja de este enfoque es lo mucho que le ahorrará en tiempo y dinero. En lugar de dedicar horas de tiempo remunerado (suyo o de sus empleados) a realizar el seguimiento de sus cuentas, se hace automáticamente.
"Ahorrar dinero" realizando esta tarea manualmente no es más que un falso ahorro. Se incurre en más gastos dedicando horas a esta tarea en solitario que invirtiendo en una insignificante cuota de suscripción mensual. Te deja tiempo para invertir en otras cosas, como hacer crecer tu negocio.
Los programas informáticos para la contabilidad de hoteles tienen el potencial de maximizar los beneficios reduciendo el tiempo y el dinero que le roban las finanzas. ¿Quién no querría eso?
3 sistemas de contabilidad más utilizados en hoteles
Comprar software puede resultar abrumador, no lo vamos a negar. Hay muchísimas opciones. Y con nombres de tecnología de lujo y un montón de jerga, es difícil separar lo bueno de lo malo. Si sólo pensarlo le produce escalofríos, lo más probable es que necesite un punto de partida.
Es esencial tener algunas ideas de programas populares que la gente del sector ya esté utilizando y disfrutando. De este modo, sabrá qué banderas verdes buscar a la hora de decidir con qué seguir adelante. Entonces, ¿cuáles son los sistemas de contabilidad más populares para hoteles? He aquí los tres principales contendientes.
1. Sage Intacct
Sage Intacct es una plataforma de contabilidad basada en la nube con muchas otras funciones empresariales que le permiten gestionar las operaciones de forma remota. Puede realizar un seguimiento de las cuentas, las nóminas y los recursos humanos desde un solo lugar. Y, si buscas un software para gestionar cadenas hoteleras, este es el indicado. Está especializado en la gestión de múltiples ubicaciones.
El software está disponible para una amplia gama de sectores, desde la construcción hasta la sanidad y la hostelería. Aunque Sage no es específico para hoteles, ofrece adaptaciones y conocimientos específicos para cada sector. Es un poco camaleónico, pero de una forma eficaz.
Póngase en contacto directamente con Sage para solicitar presupuestos.
2. Xero
Xero es fantástico para los pequeños negocios hoteleros, y sus tarifas empiezan en sólo 15 $ al mes, ¡una oferta increíble! Esta es su mejor opción para gestionar la contabilidad de su hotel con un presupuesto. Cuenta con funciones de nóminas, seguimiento de gastos, seguimiento de proyectos y aprobación de pagos. Básicamente, Xero es todo envuelto en una pequeña caja.
Incluso tiene una función para invitar a tu contable a colaborar y acceder a la plataforma. Agiliza incluso las conversaciones más largas. Si no vas a abrumarlo con datos, es un programa inteligente con el que empezar.
3. Intuit Quickbooks
Intuit Quickbooks es un software de contabilidad especializado en hoteles boutique. Las tarifas empiezan en sólo 35 $ mensuales, y aumentan con los niveles de precios establecidos. Permite facturar, controlar transacciones y reservas, y hacer un seguimiento automático de los gastos. ¿Qué más se puede pedir?
Los niveles de precios son una gran opción, y una gran ventaja de este software es el número de ofertas de descuento. Puedes empezar a utilizarlo con una inversión inicial mínima.
Qué presupuestar para el software de contabilidad hotelera
Por término medio, sugerimos un presupuesto de unos 15 dólares por un hotel pequeño, pero los precios pueden ascender rápidamente a cientos. Aquí tienes un desglose aproximado de lo que puedes esperar:
- De 15 a 40 dólares por un hotel pequeño
- De 60 a 80 dólares para las cadenas de gama media
- Más de 100 dólares para grandes cadenas y propiedades
En caso de duda, solicite una prueba gratuita o una demostración. Así podrá determinar exactamente qué funciones necesita sin tener que hacer una gran inversión inicial en una suscripción.
PREGUNTAS FRECUENTES
No se precipite todavía; es importante consolidar lo que ha aprendido sobre el software de contabilidad para hoteles. Aquí tienes algunas ideas para reflexionar.
¿Qué programas de contabilidad utilizan los hoteles?
Existen cientos de opciones, pero las más populares son Xero, Sage Intacct e Intuit Quickbooks. Todo lo que incluya funciones de seguimiento de gastos y libros es adecuado para la contabilidad básica.
Las opciones más avanzadas incluyen cosas como nóminas, facturación y análisis de rendimiento.
¿Cuánto cuesta un programa de contabilidad para hoteles?
Presupueste entre 40 y 60 dólares mensuales para las necesidades contables de un hotel medio mediante suscripción. Es posible encontrar software tan barato como 15 $ al mes para pequeñas empresas, pero es probable que se te quede pequeño.
Las empresas más grandes, como las grandes cadenas hoteleras, tendrán que presupuestar más para reflejar la mayor demanda de procesamiento de datos. Las tarifas pueden superar los 100 dólares al mes.
¿Por qué invertir en un programa de contabilidad para hoteles?
Los programas de contabilidad son fantásticos para ahorrar tiempo y dinero a los empresarios hoteleros. También facilita la declaración de impuestos al mantener registros más precisos y exhaustivos. El registro de todas las operaciones financieras permite analizar mejor el rendimiento para escalar y mejorar el negocio.
Beambox: WiFi para hoteles
Al igual que nadie quiere cuentas de hotel defectuosas, ningún huésped quiere un WiFi de hotel que no funcione. Contar con una solución WiFi para hoteles fiable y de confianza no es negociable.
Para invertir en otra estrategia pasiva que puede mejorar las operaciones de su empresa a través de la tecnología, investigue los portales cautivos. Los portales cautivos se sincronizan con tu sistema WiFi para invitados existente. En lugar de permitir inmediatamente que los invitados se unan a tu red, les redirige a un formulario de una página web.
Personaliza el formulario para solicitar los datos que desees y, una vez que los cumplan, los huéspedes recibirán acceso WiFi completo. Es una forma estupenda de recopilar valiosos datos de marketing.
En Beambox, ofrecemos una plataforma de marketing WiFi todo en uno de confianza para transformar su Internet en una herramienta estratégica esencial.
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