La primera impresión influye en la experiencia del huésped más de lo que cree. Ahí es donde entra en juego el software de reservas hoteleras.
Con este sistema, los huéspedes pueden reservar una habitación en su hotel desde cualquier canal de su elección. No tendrán que llamarle para comprobar la disponibilidad de habitaciones, ya que este sistema puede hacer un seguimiento de todo. Una experiencia tan fluida dejará una gran primera impresión en sus clientes y mejorará su experiencia en general.
Sin embargo, esta herramienta es diferente de un motor de reservas online. En lugar de limitarse a aceptar reservas, lo gestiona todo, desde el registro hasta la asignación de habitaciones.
Exploremos en detalle el software de reservas hoteleras.
¿Qué es el software de reservas hoteleras?
El software de reservas hoteleras es una herramienta que ayuda a los hoteles a gestionar eficazmente su proceso de reservas. Aunque pueda parecer sencillo, sus funciones van más allá de la reserva de habitaciones.
En primer lugar, gestiona las reservas, hace un seguimiento de la disponibilidad de habitaciones e integra las reservas procedentes de diversas fuentes. Mantiene todas las reservas en un mismo lugar, tanto si el huésped utiliza su sitio web como si lo hace a través de agencias de viajes online o directamente.
Como resultado, puede gestionar todas las reservas en un único panel sin tener que saltar entre varias herramientas.
Además, la actualización de la disponibilidad de habitaciones en tiempo real le ayuda a evitar las reservas dobles. También puede iniciar pagos en línea e incluso automatizar el proceso.
Sin embargo, todo esto sólo será posible si utiliza un sistema de reservas hoteleras junto con otras herramientas. Entre ellas, un gestor de canales, un motor de reservas y un sistema de punto de venta.
6 razones por las que todos los hoteles deberían invertir en un software de reservas hoteleras
Con la disponibilidad de motores de reservas en línea y agencias de viajes, invertir en un software de reservas hoteleras puede parecer inútil. Sin embargo, estas soluciones de software rara vez pueden replicar las ventajas de un sistema de reservas adecuado.
He aquí seis razones para invertir en una solución de este tipo:
- Mejora de la experiencia del cliente: Disponer de acceso en tiempo real a la disponibilidad de habitaciones y otros datos facilita la experiencia de reserva. Esto puede fidelizar al cliente a largo plazo.
- Venta adicional y venta cruzada: Además de habitaciones, puede añadir otros servicios al sistema. Esto ofrece oportunidades de venta adicional y venta cruzada para aumentar los ingresos.
- Agilización de los procesos de reserva: Este sistema hace que su trabajo sea más eficiente al quitarle trabajo de encima. Además, los huéspedes no tendrán que esperar a que reserves su habitación, lo que agiliza el proceso de reserva.
- Conseguir más reservas: Un proceso de reserva fácil y directo anima a los huéspedes a elegir su hotel frente a otros. Como resultado, obtendrá más reservas, lo que aumentará sus ingresos.
- Ahorro de tiempo y dinero: Un sistema de reservas hoteleras reduce los errores. También automatiza y agiliza el proceso de reserva, lo que ahorra tiempo y mejora la gestión de los ingresos.
- Obtención de información valiosa: Como tendrá una visión holística de todos sus canales de reserva, obtendrá información valiosa. Estos datos pueden ayudarle a tomar decisiones basadas en datos para mejorar el proceso de reserva y las operaciones generales del hotel.
Características principales de un buen sistema de reservas hoteleras
Para elegir un buen sistema de reservas hoteleras hay que explorar sus principales características. Debe saber qué buscar antes de invertir el dinero que tanto le ha costado ganar en una solución de software.
Así que, en primer lugar, un buen sistema de reservas debe tener funciones de gestión de contenidos. Sus empleados y clientes deben poder acceder a cualquier información que necesiten para que el proceso de reserva sea fluido. Además, debe haber filtros para facilidad de sus huéspedes.
Además, debe proporcionar actualizaciones en tiempo real para evitar reservas múltiples y errores. Un buen sistema de reservas también tiene múltiples opciones de pago. Al fin y al cabo, una reserva online no tiene sentido sin opciones de pago online.
Por último, debe ofrecer flexibilidad e integración para garantizar que se adapta a las necesidades específicas de su hotel.
Cómo utilizar el software de reservas hoteleras
Para descubrir el potencial de un sistema de reservas, hay que saber cómo utilizar un software de reservas hoteleras. Al fin y al cabo, es mucho más que reservar habitaciones. Esto es lo que tienes que hacer:
- Instala el software: El primer paso es instalar el software en tu sistema. El proveedor suele enviar un equipo para ayudarte con este proceso. Sin embargo, si tu sistema está basado en la nube, puedes simplemente acceder a él online.
- Integración con otros sistemas: Un sistema de reservas hoteleras suele funcionar junto con un gestor de canales, un motor de reservas por Internet y un sistema de punto de venta. Por tanto, intégralos en tu software.
- Configure los ajustes: Una vez que tenga acceso, configure los tipos de habitación, los precios, la disponibilidad, etc. Asegúrate de que las personalizaciones se ajustan a las necesidades de tu hotel para obtener los mejores resultados.
- Gestionar reservas: Con los dos últimos pasos, ya está listo para aceptar reservas y gestionarlas. Por lo tanto, introduzca los datos de los huéspedes, incluidas las preferencias de habitación, las fechas de entrada y salida y la información de contacto cuando hagan la reserva. Sin embargo, esto sólo ocurrirá cuando el huésped le pida que reserve una habitación. Por lo tanto, automatice este proceso para cuando quieran hacer ellos mismos las reservas online.
- Gestione las entradas y salidas: Utilice el software para registrar a los huéspedes y asignarles las habitaciones reservadas. También puede actualizar el estado de la habitación para realizar un seguimiento preciso. Una vez que los huéspedes estén listos para marcharse, retíralos y gestiona el proceso de facturación con el software.
- Genere informes: Un sistema de reservas hoteleras también le permite generar informes diarios o semanales para hacer un seguimiento del progreso. El análisis de estos datos te permite tomar decisiones basadas en datos para mejorar las operaciones de tu hotel.
Cómo hacer una reserva en un programa de gestión hotelera
Para hacer una reserva utilizando un software de gestión hotelera, seguirá pasos similares a los de hacer una reserva online. Sin embargo, manejarás una interfaz diferente.
Aunque el 72% de la gente prefiere las reservas online, algunos visitan los hoteles y piden a los recepcionistas que les reserven las habitaciones. Esto demuestra que aprender a hacer una reserva en un software de gestión hotelera es una optimización fantástica.
Si hubiera sido un huésped el que hubiera reservado la habitación, habría accedido a la página web del hotel. Sin embargo, los empleados suelen tener acceso a los sistemas del hotel. Así que empieza por acceder al software a través de tus credenciales y navega hasta la sección de reservas o reservas.
A continuación, inicia una nueva reserva, pero no introduzcas nada todavía. Tendrás que hablar con los huéspedes y preguntarles sus preferencias. Guíales por el proceso, respondiendo a cualquier pregunta que puedan tener.
Para simplificar y evitar errores, puede pedir a los invitados que escriban sus datos en papel. Después, podrá introducirla en el sistema.
Una vez introducida la información, pide a los invitados que la revisen. Espera tranquilamente a que cuenten y confirmen todo.
Tras revisar la información, puede confirmar la reserva. A menudo tendrás que registrar a los huéspedes inmediatamente después de aceptar este tipo de reservas.
Preguntas frecuentes sobre el software de reservas hoteleras en línea
Terminemos este debate respondiendo a algunas preguntas frecuentes sobre un sistema de reservas hoteleras.
¿Qué es un software de reservas hoteleras?
El software de reservas hoteleras es una herramienta digital para gestionar las reservas, hacer un seguimiento de la disponibilidad de habitaciones y gestionar las reservas.
La gente hace reservas de hotel a través de diversos medios, como la página web del hotel, las redes sociales o plataformas de reservas de terceros. Un sistema de reservas hoteleras capaz de gestionar las reservas de todos estos medios siempre que cuente con las integraciones adecuadas.
¿Qué es lo que mejor hace el software de reservas hoteleras?
Agilizar el proceso es lo que mejor hace el software de reservas hoteleras. Sin embargo, eso es solo el principio.
Estas soluciones de software también garantizan un seguimiento preciso de la disponibilidad de habitaciones y gestionan eficazmente las reservas procedentes de múltiples canales de reserva. Todas estas funciones mejoran la experiencia global de los huéspedes.
¿Puedo conseguir gratis un software de reservas hoteleras?
Sí, puede conseguir software de reservas hoteleras gratis. Sin embargo, este no es un buen enfoque.
Las opciones gratuitas rara vez le ofrecen todas las funciones que necesita para sacar el máximo partido a un sistema de reservas. Por eso, es mejor invertir en uno bueno. Si eres escéptico, puedes registrarte en las pruebas gratuitas y hacerte una idea del software antes de invertir.
Consiga más reservas de hotel con un software de reservas
El software de reservas hoteleras puede parecer innecesario debido a los motores de reservas y las redes sociales. Aunque estas fuentes pueden ser suficientes para aceptar reservas, no pueden rivalizar con un sistema de reservas adecuado.
Este software es la mejor opción porque agiliza los procesos de reserva, hace un seguimiento preciso de la disponibilidad de habitaciones y proporciona información práctica. Otra gran idea es poner en marcha el marketing WiFi del hotel.
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