Abrir una cafetería: Hoja de ruta para preparar la taza perfecta

Nadie puede negar que grandes nombres como Starbucks y Costa dominan la industria del café. Sin embargo, hay algo en las acogedoras cafeterías de barrio que hace que los clientes se queden con ganas de más. Ven estas cafeterías como un lugar de conexión y conversación en lugar de una dosis rápida de cafeína. Por eso muchos empresarios consideran que abrir una cafetería es un negocio viable.

Además, con la creciente concienciación sobre la sostenibilidad, cada vez más gente prefiere apoyar a las empresas locales. Por tanto, el éxito en esta industria radica más en atraer al público adecuado que en ser un nombre conocido.

Conseguirlo consiste simplemente en seguir los pasos adecuados, asegurar lo esencial y lanzar la campaña de marketing adecuada. Si no está seguro de por dónde empezar, este artículo le servirá de hoja de ruta para estas tres áreas.

¿Cuánto cuesta abrir una cafetería?

Abrir una cafetería cuesta aproximadamente entre 20.000 y 400.000 dólares. Sin embargo, esto es sólo una estimación. La respuesta a la pregunta "¿Cuánto cuesta abrir una cafetería?" depende del tipo que elijas.

Por ejemplo, abrir una cafetería con asientos y un autoservicio costará entre 80.000 y 400.000 dólares. Sin embargo, un quiosco o puesto de café requiere una inversión de entre 60.000 y 125.000 dólares.

Aparte del tipo de modelo de negocio de cafetería, hay varios factores adicionales que afectan al coste de poner en marcha este negocio. La ubicación es el primero de estos factores. Cuanto mejor sea tu ubicación, más tendrás que invertir.

Otro factor es el equipamiento que se compra. Más equipamiento significa más costes, y el tipo de equipamiento que elijas también afecta al coste. Por ejemplo, una cafetera espresso de gama alta costará más que una básica.

Además, muchos propietarios de cafeterías prefieren formar a sus empleados. Si usted quiere hacer lo mismo, espere que los costes aumenten aún más. También debes tener en cuenta el coste de adquirir licencias y permisos a la hora de crear el plan financiero de tu cafetería.

Investigación y planificación para el éxito de una cafetería

El éxito de una empresa empieza por una investigación y una planificación minuciosas. Identificar su mercado objetivo es crucial para este plan. Piense a quién quiere servir. Esto le ayudará a desarrollar las formas correctas de atraer y resonar con sus clientes.

Supongamos que su objetivo es atraer a personas de negocios. Suelen tener prisa cuando recogen su café matutino de camino al trabajo. Por tanto, su éxito dependerá de lo rápido que les sirva.

También habrá gustos diversos entre estas personas. A algunos les gustará el café solo, mientras que otros pedirán siropes dulces y golosinas. Pero esto no lo sabrá sin investigar a su público objetivo.

Una vez que sepa a quién quiere servir, pase a la investigación de la competencia. Elija empresas con el mismo público objetivo y vea cómo trabajan. Lo mejor es visitarlas y encargarles algo para obtener una demostración práctica.

Además, hable con los demás clientes del lugar. Averigüe qué les gusta y qué no les gusta del negocio y del mercado en general. A continuación, replique los esfuerzos de sus competidores y rellene las lagunas para destacar.

Otro aspecto de esta investigación es idear un concepto. Esto le ayudará a satisfacer necesidades y preferencias específicas, creando una experiencia positiva para el cliente. Por tanto, desarrolle un tema y un ambiente que gusten a su público.

Pero para ello hay que investigar el mercado y ver qué espera la gente. Fíjate en tendencias como la concienciación sobre la salud y el deseo de crear una comunidad. A continuación, utiliza esta investigación para crear un concepto. Recuerda que tus próximos pasos dependerán de esta investigación, así que saltártela no es una opción.

6 aspectos esenciales antes de abrir una cafetería

Llegados a este punto, ya tienes la investigación inicial lista para usar. Pero esa era sólo la primera parte de sentar las bases para una cafetería de éxito. La segunda parte consiste en asegurarse algunos elementos esenciales antes de abrir una cafetería.

Sin estos elementos esenciales, no podrá hacer realidad su visión. Todo, desde el equipamiento y los permisos hasta la tecnología, crea un espacio acogedor y funcional para preparar y servir café. Por ello, la siguiente sección le guiará por los pasos preliminares para abrir una cafetería.

1. Ingredientes y judías

Para crear la taza de café perfecta, hay que abastecerse de los granos adecuados. El origen, el perfil de tueste y la frescura de los granos influyen significativamente en el sabor general. Además, hay una creciente demanda de granos de origen ético para un café sostenible.

Por lo tanto, no compre cualquier mezcla de granos de café. Póngase en contacto con un tostador de café mayorista de buena reputación para obtener el mejor precio y la mejor calidad. También puede abastecerse de café en grano a través del comercio directo. Es una de las mejores formas de conseguir un café sostenible. También puedes tostar los granos, pero para ello necesitarás más espacio y presupuesto.

Una vez que haya elegido a su proveedor, pase a otros ingredientes. Al fin y al cabo, no a todo el mundo le gusta el café solo. Para crear un menú rico, necesitarás otros suministros de cafetería.

Además, muchas cafeterías ofrecen productos horneados con sus bebidas. Si piensas hacer lo mismo, también necesitarás ingredientes como harina, mantequilla, huevos, salsas, etc.

2. Mobiliario y decoración

Aunque la compra de mobiliario y decoración es posterior a la búsqueda del local adecuado, merece la pena incluirla en esta lista. Encontrar las sillas y mesas perfectas puede inspirar el tema general y el ambiente de tu cafetería.

Por tanto, tenga en cuenta el concepto de su cafetería y compre el mobiliario en consecuencia. Por ejemplo, si quieres atraer a estudiantes, plantéate comprar mesas de trabajo, sofás y cómodos sillones tipo "bean bag".

Por otra parte, para atraer a gente de negocios necesitarás mesas de debate, sillones elegantes, tableros de mármol, etc. También puede necesitar ventiladores, estanterías de exposición, lámparas colgantes, candelabros, bombillas, accesorios, plantas artificiales y marcos.

Una vez que hayas hecho la lista de muebles y decoración que necesitas, empieza a buscar vendedores. A la hora de comprar, ten en cuenta tu presupuesto y tu espacio.

3. Equipamiento para cafeterías

Además del mobiliario, también tienes que comprar equipamiento. Piensa en las personas a las que quieres servir y qué tipo de menú apreciarán. No hace falta que elabores un menú completo. Basta con que te hagas una idea del mercado para orientar tu compra de equipamiento.

Lo más probable es que necesites una cafetera espresso, un molinillo de café, básculas, espumadores de leche, jarras, una máquina de hielo, dispensadores de agua y batidoras. Frigoríficos, hornos, batidoras, tazas, vasos desechables, utensilios, vajilla y tostadoras también forman parte de esta lista.

Además, si piensas vender productos de confitería o alimentación, necesitarás un horno, procesadores de alimentos, batidoras, etc.

4. Permisos y licencias

Necesitarás algunos permisos y licencias para registrar tu cafetería y hacerla legal. Sin embargo, los suyos pueden no ser los mismos que los de sus competidores. Los documentos que necesita dependen de su ubicación, concepto, menú y normativa de la administración local. Por tanto, consulta a un abogado para determinar qué necesitas.

Como mínimo, necesitarás una licencia comercial estatal, un permiso del departamento de sanidad, un permiso de manipulador de alimentos y un permiso de revendedor. Es posible que también necesites la aprobación del departamento de construcción, un certificado de LLC o de estructura empresarial y una licencia comercial municipal.

5. Tecnología y herramientas

Las formas tradicionales de hacer negocios están anticuadas. Las cambiantes demandas de los clientes exigen el uso de la tecnología.

Por lo tanto, planifique con antelación cómo poner en marcha un negocio de cafetería, ya que no es algo que pueda tomarse a la ligera.

El software que necesita puede ser diferente del de sus competidores. Sin embargo, todo negocio de café necesita una caja registradora básica y un sistema de punto de venta móvil. Esas son tus primeras inversiones en términos de tecnología.

Después, necesitará un sistema de gestión de las relaciones con los clientes, programas de fidelización, pedidos en línea y un sistema de gestión de inventarios.

Aunque esas son las tecnologías operativas y de cara al cliente, también necesita algunas para el marketing. Un WiFi fiable en la cafetería es uno de los aspectos más importantes del marketing WiFi. Además, puedes considerar la señalización digital, los sistemas de pedidos de sobremesa, los menús sin contacto y los paneles de menú digitales.

6. Financiación e inversiones

Todos los elementos esenciales que has explorado anteriormente dependen de este último. Después de todo, ¿cómo vas a comprar muebles, equipos, ingredientes y herramientas y obtener licencias si no tienes el dinero? También necesitarás inversión de capital para comprar o alquilar el local y pagar la señalización y el material de marketing.

Por lo tanto, debes tomar medidas para conseguir financiación e inversiones para tu cafetería. Si has planificado con antelación y ahorrado algo de dinero, ya vas en la buena dirección.

Sin embargo, no tener ahorros no significa que no puedas abrir una cafetería. Puedes solicitar varios préstamos empresariales, incluidos los de la Administración de Pequeñas Empresas.

Además, busque inversores y socios comerciales. Tener un plan de negocio sólido que muestre el ROI previsto de tu cafetería te ayudará a convencerlos. Incluso puedes pedir ayuda a tus amigos y familiares. Si eso no funciona, ponte en contacto con los bancos y comprueba cómo conceden préstamos. La financiación colectiva a través de GoFundMe y Kickstarter también es una opción.

5 pasos para poner en marcha una cafetería

Poner en marcha una cafetería no consiste sólo en adquirir el equipo adecuado y darlo de alta. Es un proceso paso a paso que requiere una planificación minuciosa, una toma de decisiones estratégica, inversiones cuidadosas y saber qué necesitan tus clientes.

En este artículo, ya has aprendido a investigar y planificar tu negocio de café. Además, aprendiste sobre los elementos esenciales que necesitas. Eso significa que ya has cubierto las dos primeras fases del proceso. Ahora, es el momento de unirlo todo. Siga estos cinco pasos y convierta su visión en realidad.

1. Crear un plan de negocio de cafetería

El primer paso es utilizar el estudio de mercado y tu planificación para crear un plan de empresa oficial. Cuanto más detallado y convincente lo hagas, más inversores atraerás. Además, un buen plan de empresa ayuda a tus empleados a entender sus funciones y cómo se alinea su trabajo con el de sus compañeros.

Contiene la misión, la visión, los objetivos, los procesos operativos y las funciones departamentales de la empresa. También hay que añadir a este documento el concepto de cafetería, el mercado objetivo, los competidores, los detalles de la estructura, el menú y las previsiones de ingresos. Además, añade a este documento tu plan de marketing y tu marca.

Algunos empresarios incluso añaden un análisis DAFO, que incluye sus puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas. Esto les ayuda a encontrar una solución si se enfrentan a un problema en el futuro.

Sin embargo, no olvides el resumen ejecutivo del principio. En él se resume todo lo que el lector encontrará dentro del plan de empresa.

2. Encontrar la ubicación adecuada y diseñar el interior

A veces, el éxito de una cafetería depende en gran medida de su ubicación. Si hay demasiados negocios similares en el vecindario, puede tener dificultades para destacar. Sin embargo, si no hay cafeterías en un barrio, puede significar que no hay clientes de cafeterías allí. En cualquier caso, la ubicación es muy importante.

Por lo tanto, investigue bien antes de elegir un local. Las estrategias de ubicación de cafeterías y restaurantes son igual de importantes a pesar de ser ligeramente diferentes, así que sea específico. Hable con la gente del barrio para ver qué necesitan.

Recuerde que la ubicación adecuada le ofrecerá infinitas posibilidades. Por ejemplo, elegir un lugar cerca de un parque o una zona verde permite disfrutar de bonitos y relajados asientos al aire libre.

3. Elabore y diseñe su menú

El siguiente paso es elaborar y diseñar el menú. Varios aspectos de la apertura de una cafetería dependen de este paso. Por ejemplo, debes conocer tu menú para comprar el equipo y los ingredientes de cafetería adecuados y contratar correctamente.

Así que empieza por ayudarte del concepto de cafetería. ¿Se centrará únicamente en el café o también ofrecerá productos de alimentación? Una vez más, visitar a la competencia y hablar con la gente te ayudará a responder a esta pregunta.

Una vez que sepa lo que quiere servir, cree una lista con todos los artículos. Más tarde, tendrá que depurar esta lista para crear categorías comprensibles. A los clientes no les gustan los menús desordenados.

A continuación, fije los precios de los artículos y diseñe la tarjeta. También debe incluir los elementos de su marca para crear una sensación de comunidad. Además, añada fotos apetitosas de los platos de su menú y escriba breves descripciones para ayudar a los clientes a elegir.

4. Contrate y forme a su personal

Contratar al personal adecuado garantizará el éxito de su cafetería. Necesitas personal apasionado que haga que tus clientes se sientan como en casa y cocineros adecuados para crear el sabor de tu cafetería.

Por lo tanto, contratar y formar a tus empleados es crucial para abrir una cafetería. Anuncia que estás contratando en las redes sociales, en tu sitio web y en materiales de marketing tradicionales, como folletos. Crea un sistema de contratación adecuado e incluye una demostración práctica.

Una vez que haya preseleccionado a los candidatos, piense en cómo quiere formarlos. Aborde todos los aspectos, desde los aspectos básicos del café, incluidos los métodos de preparación, el funcionamiento del espresso y el vaporizado de la leche, hasta la etiqueta de atención al cliente. No obstante, haga que esta formación sea continua para incluir actualizaciones periódicas y garantizar la coherencia.

5. Ponga en marcha su cafetería

Una vez que hayas seguido los pasos anteriores, estarás listo para poner en marcha tu cafetería. Recuerda que es tu primera oportunidad de causar una buena impresión, así que haz que cuente. Ofrezca descuentos y ofertas el día del lanzamiento para atraer a nuevos clientes. Incluso puede ofrecer un artículo de comida especial y limitarlo al día del lanzamiento. Esto animará a los clientes a cruzar el umbral.

Además, acójalos calurosamente e intente crear una conexión desde el primer día. También tienes que dar a conocer tu cafetería.

Así que cree una campaña para el día del lanzamiento en las redes sociales y con materiales de marketing tradicionales. Distribuye folletos y panfletos por el barrio. Incluso puedes crear una mascota para tu cafetería. El objetivo es atraer al mayor número posible de clientes el primer día.

Consejos para comercializar su negocio de cafetería

Hay mucha competencia en el sector de las cafeterías y los cafés, ya se trate de cadenas de cafeterías o de acogedoras cafeterías locales. Por eso no es fácil destacar una vez que se ha puesto en marcha el negocio. Pero con las estrategias de marketing adecuadas, puede conseguirlo.

Recuerde que la mejor promoción que puede dar a su cafetería es una calidad y un servicio excepcionales.

Los clientes satisfechos son clientes fieles que traen a sus amigos y familiares y hablan bien de usted. Otra forma de aumentar esta fidelidad es ofrecer cupones canjeables y ofertas.

A continuación, crea un sitio web con una sólida presencia en todas las plataformas de medios sociales, especialmente Instagram y TikTok. ¿Quieres saber por qué? ¡Porque ahí es donde están la mayoría de tus clientes! Puedes utilizar varias ideas de redes sociales y hashtags de cafeterías para asegurarte de que tus anuncios llegan a las personas adecuadas.

Además, optimice su sitio web para el SEO local. Ese es el primer lugar donde buscan los clientes cuando eligen un lugar para visitar.

Para tus campañas de marketing en redes sociales y cafeterías, crea una historia y una cultura en torno a tu cafetería. Haz que la gente resuene con tu misión y forja conexiones genuinas.

Algunas otras opciones de marketing incluyen el marketing de influencers, la organización de eventos y la asociación con otras empresas locales.

¿Es rentable montar una cafetería?

Sí, abrir una cafetería puede ser rentable si sigues los pasos adecuados y estableces tu posición en el mercado. Al fin y al cabo, la demanda de café no va a desaparecer pronto. Así que, si consigues diferenciarte, todo irá bien. Todo empieza con la investigación y la planificación, para luego pasar a conseguir los elementos necesarios.

Para mantenerse en el negocio, también debe prestar atención a su estrategia de marketing y añadir nuevas tendencias. Si quieres automatizar tus iniciativas de marketing y recopilar datos de clientes, prueba Beambox.

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